今日の会議もグダグダだったな。ファシリテーションって難しい。どうやったら上達するんだろう。
無駄な会議多くないですか？２時間も会議したのに何も決まってない。いつも同じ人ばかり話している。思うことあるけど、話すタイミングがない。
そんな悩みを抱えている方へ、ファシリテーションを体系的に身につけるコツをお伝えします。
【今日から会議を仕切る】ファシリテーションのポイント３つ
会議を有効的に進めるには「ファシリテーション」が大事です。
なぜなら、ファシリテーションで参加者の能力を引き出すことにより、個人の能力の限界点を越えることができるからです。
それでは具体的に、良いファシリテーターになるポイントをご紹介します。
会議運営のポイント
会議の冒頭で必ず行わなければならないことがあります。それが以下の３つです。
・ゴールの共有
・進め方の共有
・グランドルールの決定
なかでも、「ゴールの共有」がもっとも大事です。
そもそも何のための会議なのか、何を決めないといけないのかを最初に確認してください。
ホワイトボードの左上に大きく書くことにより、会議の目標を共有します。
次に、「進め方の共有」です。
最初にゴールの共有をした後何をするのか、会議の流れを共有します。
アイデア出しなのか、ある提案に対する意見をもらうのかなど。
本でいうと目次のようなものですね。
会議運営の最後のポイントは、「グランドルールの決定」です。
会議を通して守るべきルールを決定します。
例えば、「人の話は最後まで聞きましょう」、「批判はしないこと」、「予算は考慮しない」、「一人３案出すこと」などがあります。
これにより、特定の人しか話さないという問題を回避します。
意見発散のポイント
会議中盤では、参加者に意見を発散してもらいます。
そのためのポイントが以下の３つです。
・ホワイトボードの活用
・傾聴
・質問
まず、会議に欠かせないのが「ホワイトボードの活用」です。
ファシリテーターは、皆に見えるように、発言者の発言をありのままに書きます。
勝手に解釈して書かないことが大事です。
ボードは半分に区切って、発言ごとに番号を振るのも良いでしょう。
関連するものに矢印を使ったり、イラストを書くのも効果的です。
次のポイントは「傾聴」です。
傾聴とは、相手の話をよく聞くことを言います。
具体的には、あいづちやうなずき、言い換えやおうむ返しなどのスキルがあります。
最後は、「質問」です。
相手の発言に対し質問をすることにより、発言者の思いを引き出していきます。
「なるほど、具体的にはどういうことですか？」、「というと、どういうことでしょうか？」、「どうしてそう思いましたか？」などの質問により、意見発散を加速させます。
合意形成のポイント
会議の終盤では合意形成が必要です。ポイントは、以下の３つです。
・場の雰囲気の代弁
・条件付き合意
・未合意点とアクションアイテムの確認
ファシリテーターは、場の雰囲気をみて臨機応変に対応することが求められます。
意見が煮詰まってきたなと感じたら、休憩をはさむ。
いくつか出ている案のうち参加者の賛同が多そうな案を確認するなど、場の雰囲気の代弁をします。
とはいえ、参加者全員が合意しないこともあるでしょう。
そういう場合は、「みなさんの意見からB案としますが、１ヶ月以内に効果が出ない場合は、再度協議しましょう」など条件をつけて合意します。
会議の最後では、「未合意点とアクションアイテムの確認」をおこないます。
ここでは単にTo doリストを書区だけではなく、担当者と期限を明確にします。
ファシリテーションのポイント まとめ
以上、ファシリテーションのポイントをご紹介しました。
ファシリテーションは、「やるか、やらないか」です。
勇気を持ってホワイトボードのペンを取りましょう。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
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